La communication écrite professionnelle

DECOUVERTE PROFESSIONNELLE

La communication écrite professionnelle

1 – LA COMMUNICATION

Tout activité humaine est communication, elle est partout, elle est inévitable. Toute communication implique un émetteur et un récepteur et un canal de communication.

2 - LA COMMUNICATION ÉCRITE PROFESSIONNELLE

La communication par l’écrit impose des contraintes spécifiques.

Dans une situation de communication orale, l’émetteur et le destinataire communiquent en temps réel et si le message n’est pas compris, le destinataire peut demander à l’émetteur de répéter (ou reformuler).

La communication écrite est différente puisque le récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir d’explications en temps réel.

On ne peut donc pas écrire comme on parle.

3 – TYPOLOGIE DES DOCUMENTS PROFESSIONNELS

A - La lettre professionnelle

Fond :

Le courrier reste le support écrit traditionnel par excellence qui peut être archivé et servir de preuve. Pour cette raison, il doit indiquer le lieu d’émission, la date et être signé. Le contenu de la lettre est le suivant :

1.             Une introduction qui prépare et met en place le message (présentation)

2.             Le développement qui formule l’objectif du message

3.             La conclusion qui met fin au message (avec formules de politesse entre autres).

Forme :

Sa présentation doit être particulièrement soignée et claire car elle véhicule l’image de l’émetteur.

Toute lettre doit permettre d’identifier rapidement :

-                L’émetteur (qui l’envoie) ;

-                Le destinataire (à qui il est destiné) ;

-                La date de création ; Le lieu de création

-                L’objet (la cause).

Remarques :

-                La mise en forme doit être au service du message et le rendre facile à lire et à comprendre.

-                L’écriture doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire perdre de temps à son lecteur.            

-                Les fautes d’orthographe perturbent, distraient et détournent le lecteur du fond du message. Il faut corriger les courriers. Après la conclusion, il faudra ajouter une «formule de politesse » qui doit rester simple et sobre.

Exemple : « Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Enfin veillez à utiliser tout l’espace de la lettre afin et ne pas laisser de grands espaces vides en bas de la feuille et placez la signature au bas de la page dans la moitié droite de la page.

B – L’email (Courriel)

Fond :

Il convient à toutes les communications qui n’exigent pas de formalité particulière. C’est la raison de son large succès dans les entreprises entre les cadres et les salariés. Il ne doit pas être utilisé pour les communications officielles ou alors il faut en plus envoyer un courrier plus formalisé.

Forme :

Entête : Emetteur, destinataire, l’objet (la date est indiquée par le logiciel). Pas de mise en forme particulière, c’est un support quasi instantané et pratique dans lequel les formules de politesse sont réduites au stricte minimum (Bonjour, Cordialement).

Remarques :

• Attention au style trop direct et familier ainsi qu’aux fautes d’orthographe qui font toujours mauvais effet.

• Pour savoir si un message a été lu il est possible de demander un accusé réception au message.

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A vous de jouer: vous écrirez une lettre à l'entreprise de votre choix près de Melun pour faire une demande d'information. Comme dans l'exemple, ci-dessous, le but étant de visiter l'entreprise. Vous devez changer quelques phrases afin que le contenu de la lettre correspond à votre demande (imprimer votre lettre lorqu'elle est terminée). Puis, vous imaginerez que la réponse est positive et que vous les contactez de nouveau par email pour, par exemple, confirmer une date de visite (envoyer votre réponse de votre boite mail à l'adresse DP3).

Cet exercice valide des compétences.

Exemple de lettre:

Les élèves de DP3 Collège Jeanne d’Arc

 .......

 ......

Tel :

dp3collegejdamelun@gmail.com

                                                               TF1

                                                               ..........

                                                               Paris

        

                                                               Le ……….. à Melun

Objet : Demande d’information

Madame, Monsieur,

 

Nous sommes une classe de DP3 qui a pour objectif de visiter les entreprises et votre activité nous intéresse.

Nous aimerions pouvoir visiter vos locaux lors des journées portes ouvertes (Le ...)  ou dans le cadre d’une sortie avec la classe car nous voudrions connaître les métiers pratiqués dans votre entreprise.

Dans l'attente de votre réponse, et en espérant que notre demande retienne toute votre attention,  nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations distinguées.

Les élèves de DP3 du collège Jeanne d'Arc de Melun et leur professeur Mme Jaffelin.