DECOUVERTE PROFESSIONNELLE
La communication écrite professionnelle
1 – LA
COMMUNICATION
Tout activité
humaine est communication, elle est partout, elle est inévitable. Toute
communication implique un émetteur et un récepteur et un canal de
communication.
2 - LA
COMMUNICATION ÉCRITE PROFESSIONNELLE
La communication
par l’écrit impose des contraintes spécifiques.
Dans une
situation de communication orale, l’émetteur et le destinataire communiquent en
temps réel et si le message n’est pas compris, le destinataire peut demander à
l’émetteur de répéter (ou reformuler).
La communication
écrite est différente puisque le récepteur lit le message sans l’émetteur et
s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir d’explications en temps réel.
On ne peut donc pas écrire comme on
parle.
3 – TYPOLOGIE DES DOCUMENTS PROFESSIONNELS
A - La lettre
professionnelle
Fond :
Le courrier
reste le support écrit traditionnel par excellence qui peut être archivé et
servir de preuve. Pour cette raison, il doit indiquer le lieu d’émission, la
date et être signé. Le contenu de la lettre est le suivant :
1.
Une
introduction qui prépare et met en place le message (présentation)
2.
Le
développement qui formule l’objectif du message
3.
La
conclusion qui met fin au message (avec formules de politesse entre autres).
Forme :
Sa présentation doit être particulièrement soignée et claire car elle véhicule l’image de l’émetteur.
Toute lettre
doit permettre d’identifier rapidement :
-
L’émetteur
(qui l’envoie) ;
-
Le
destinataire (à qui il est destiné) ;
-
La date de
création ; Le lieu de création
-
L’objet (la
cause).
Remarques :
-
La mise en
forme doit être au service du message et le rendre facile à lire et à
comprendre.
-
L’écriture
doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire perdre de temps à son lecteur.
-
Les fautes
d’orthographe perturbent, distraient et détournent le lecteur du fond du
message. Il faut corriger les courriers. Après la conclusion, il faudra ajouter
une «formule de politesse » qui doit rester simple et sobre.
Exemple : « Je vous
prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. »
Enfin veillez à
utiliser tout l’espace de la lettre afin et ne pas laisser de grands espaces
vides en bas de la feuille et placez la signature au bas de la page dans la
moitié droite de la page.
B – L’email
(Courriel)
Fond :
Il convient à
toutes les communications qui n’exigent pas de formalité particulière. C’est la
raison de son large succès dans les entreprises entre les cadres et les
salariés. Il ne doit pas être utilisé pour les communications officielles ou
alors il faut en plus envoyer un courrier plus formalisé.
Forme :
Entête :
Emetteur, destinataire, l’objet (la date est indiquée par le logiciel). Pas de
mise en forme particulière, c’est un support quasi instantané et pratique dans
lequel les formules de politesse sont réduites au stricte minimum (Bonjour,
Cordialement).
Remarques :
• Attention au
style trop direct et familier ainsi qu’aux fautes d’orthographe qui font
toujours mauvais effet.
• Pour savoir si
un message a été lu il est possible de demander un accusé réception au message.
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A vous de jouer: vous écrirez une lettre à l'entreprise de votre choix près de Melun pour faire une demande d'information. Comme dans l'exemple, ci-dessous, le but étant de visiter l'entreprise. Vous devez changer quelques phrases afin que le contenu de la lettre correspond à votre demande (imprimer votre lettre lorqu'elle est terminée). Puis, vous imaginerez que la réponse est positive et que vous les contactez de nouveau par email pour, par exemple, confirmer une date de visite (envoyer votre réponse de votre boite mail à l'adresse DP3).
Cet exercice valide des compétences.
Exemple de lettre:
Les
élèves de DP3 Collège Jeanne d’Arc
.......
......
Tel
:
TF1
..........
Paris
Le
……….. à Melun
Objet : Demande d’information
Madame,
Monsieur,
Nous
sommes une classe de DP3 qui a pour objectif de visiter les entreprises et votre activité nous intéresse.
Nous
aimerions pouvoir visiter vos locaux lors des journées portes ouvertes (Le ...) ou
dans le cadre d’une sortie avec la classe car nous voudrions connaître les
métiers pratiqués dans votre entreprise.
Dans l'attente de votre réponse, et en espérant que notre demande retienne toute votre attention, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations distinguées.
Les
élèves de DP3 du collège Jeanne d'Arc de Melun et leur professeur Mme Jaffelin.
